Gestion documentaire
Définir une stratégie documentaire efficace, sécurisée et fiable.
Mettre en place les dispositifs pour stocker et partager les documents.
Accompagner les utilisateurs dans cette stratégie.
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Les enjeux pour votre entreprise
Les documents constituent le patrimoine de votre entreprise.
Au fil des années, ce sont des centaines de milliers de fichiers qui sont produits par les collaborateurs. Tous ces documents n’ont pas la même sensibilité. Certains font partie du patrimoine et/ou contiennent des données hautement sensibles (données personnelles ou secrètes).
La capacité des collaborateurs à trouver les bons documents et les bonnes versions ainsi qu'à les partager de façon simple est essentielle pour une bonne efficacité collective et individuelle.
Selon la RGPD, il faut également être en mesure d'identifer les documents contenant des informations confidentielles et de les sécuriser en conséquence.
Les apports de Microsoft 365
Par rapport aux serveurs de fichiers, l’approche documentaire avec Microsoft 365 est différente.
Les services disponibles (OneDrive, Teams, SharePoint, …) permettent de définir de nouveaux scénarios parfaitement adaptés au contexte d’usage des documents. Ces services permettent également de répondre aux exigences des nouveaux règlements (RGPD par exemple) ou d’être mieux armés contre les risques de cybercriminalité (fuites de données sensibles, …). La co-édition rendue possible par les outils et usages de Microsoft 365 révolutionnent aussi l’approche documentaire.
De façon générale l’accès aux documents est différent par rapport à ce que l’entreprise connaissait avec les serveurs de fichiers, notamment grâce au moteur de recherche global de Microsoft 365, mais aussi grâce aux possibilités de classements qui vont au-delà du classement par dossier / sous-dossier que toutes les entreprises connaissent depuis 30 ans.
Par exemple, dans la vidéo ci-dessous, découvrez comment retrouver 2 documents précis parmi une bibliothèque contenant 10 000 documents, classés selon des propriétés données.
Comment Abalon peut vous accompagner ?
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Découvrir les nouvelles approches documentaires avec Microsoft 365 : comprendre toutes les possibilités et opportunités des outils Microsoft 365 pour stocker, partager, protéger, sécuriser le patrimoine documentaire de l'entreprise.
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Définir une stratégie documentaire globale de l'entreprise : Différencier les documents patrimoniaux des documents de travail. Repositionner le document au cœur de l'écosystème globale : Intranet / SharePoint, équipes Teams, OneDrive, ...
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Intégrer les aspects sécurité & conformité : définir un plan d'action précis pour sécuriser les documents (les bonnes personnes devant accéder aux bons documents), pour prendre en compte les besoins en matière de conformité (documents sensibles, contenant des informations personnelles, etc.), limiter les risques de fuite de données.
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Mettre en œuvre la stratégie et le plan d'action : créer avec vous les espaces documentaires, mettre en œuvre les solutions de sécurité et de conformité, ...
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Migrer vos serveurs de fichiers dans Microsoft 365 : sécuriser votre patrimoine documentaire (protection contre les rançongiciels, ...) et rendre le partage plus efficace, en migrant vos serveurs de fichiers dans les solutions Microsoft 365 (SharePoint, Teams, OneDrive).
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Accompagner les utilisateurs : expliquer aux utilisateurs les nouveaux scénarios en matière de gestion documentaire et les former aux solutions retenues pour les gérer.