"Nous sommes une société de Conseil en Gestion de Patrimoine, de taille moyenne avec près de 1000 collaborateurs et 25 agences à travers la France.
Début 2021, nous avons souhaité refondre la structuration et la diffusion de la connaissance et de l’information au sein de l’entreprise. Un benchmark très élargi a placé Microsoft 365 en tête des solutions adéquates.
Il me fallait convaincre nos dirigeants qui gardaient un mauvais souvenir de leurs expériences précédentes avec SharePoint. Je me suis naturellement tourné vers Abalon avec qui j’avais travaillé par le passé pour m’y aider.
Nous avons alors missionné Abalon pour nous faire découvrir le nouveau visage de SharePoint et toutes ses fonctionnalités. En 5 jours de travail, après quelques ateliers de découverte de notre entreprise, de notre métier et de nos besoins, un prototype plus vrai que nature a été construit, avec des scénarios associés de collaboration et de partage.
Nous avons pu nous projeter rapidement dans ce que serait notre futur quotidien : un portail unique d’accès à l’information, reposant sur un Hub facilement administrable par les Métiers. La promesse d’une information à jour en temps réel ! L’adhésion a été générale et nous nous sommes donc lancés dans la réalisation concrète de My UFF.
Nous sommes repartis du prototype et avons travaillé en mode agile avec Abalon et les 15 Directions Métier pour co-construire la cible au fil des ateliers. Nous avons intégré les espaces classiques d’information et d’actualités générales qu’on retrouve dans tout intranet. Mais le plus gros du travail s’est concentré sur la partie métier du Hub, en particulier sur les offres produits.
Auparavant, la documentation était éparpillée, obsolète pour partie et les commerciaux perdaient beaucoup de temps à retrouver l’information. Aujourd’hui tout est centralisé, organisé, à jour et facilement accessible (on parle de plus de 5000 documents !).
Cerise sur le gâteau … Abalon nous a ajouté un moteur de “recherche guidée”. Depuis la page d’accueil, nos collaborateurs tapent le nom du produit ou de l’offre recherchée, et le moteur renvoie directement le lien vers la bonne page. Ils peuvent également enregistrer le lien vers la page pour y revenir facilement. On ne peut pas faire plus court comme navigation !
Le gain de temps est sans commune mesure et nos collaborateurs y gagnent en tranquillité d’esprit car ils savent qu’ils utilisent forcément les bons documents. La Communication a également trouvé en My UFF un outil performant pour moderniser et dynamiser la communication interne.
My UFF a suscité un effet Whaou et a été accueilli avec enthousiasme à tous les échelons de l’entreprise. C’est une belle réussite collective, l’aboutissement de la forte mobilisation des métiers, et de l’appropriation immédiate par les personnes responsables de l‘actualisation de l’information, tout ceci permettant aux utilisateurs d’adopter facilement ces nouveaux usages. "
Par Caroline d'HOTELANS, Responsable de Programme de Transformation
Consultants Abalon : Anne Beaudouin, Bruce Larre, Christophe Coupez
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