Pourquoi et comment établir une stratégie d’adoption d’Office 365 ?

January 14, 2019

Trop souvent, les entreprises abordent le projet de déploiement d’Office 365 sous l’angle d’un simple projet informatique, sans en mesurer les aspects stratégiques pour l’entreprise et les collaborateurs. 
Cette approche minimaliste n’engage pas les entreprises à prendre de la hauteur ni à imaginer une stratégie bien construite et adaptée à leur contexte.

 

 


Mais au fait, pourquoi faut-il établir une stratégie ? 


Les entreprises ont rarement conscience des ramifications d’un tel projet dans les organisations, ni des efforts qu’il faudra fournir par toutes et tous pour changer des habitudes vieilles de trente ans.
Or tout le monde est impliqué dans la réussite d’une telle démarche, depuis les collaborateurs jusqu’aux dirigeants qui doivent eux aussi être utilisateurs de ces solutions, en passant par le management intermédiaire qui a pouvoir de promouvoir ou au contraire de bloquer les initiatives.


Contrairement aux idées reçues, la transformation digitale d’une entreprise avec Office 365 n’est pas de la seule responsabilité de la DSI (Direction des Systèmes d’Information). Toutes les autres directions (Ressources Humaines et Communication Interne en tête) ont leur part de responsabilité dans le succès ou l’échec d’une telle démarche, même si elles l’ignorent dans une grande majorité des cas. 


Mais on ne bouge pas toute une entreprise sans concertation, ni synchronisation. Il faut à minima poser le sujet et décrire ce changement qu’on souhaite apporter à l’entreprise pour que le Comité de Direction puisse l’approuver et en être sponsor. En clair, il faut leur proposer une stratégie. 


Comment établir sa propre stratégie ?


Dans l’absolu, écrire sa propre stratégie d’adoption d’Office 365 n’a rien de compliqué. Il s’agit simplement de se poser les bonnes questions, d’apporter à chacune d’entre elles les réponses les plus adaptées au contexte de l’entreprise. 


Reste à savoir quelles sont ces questions à se poser, et surtout, quelles sont les meilleures réponses à y apporter, efficaces et réalistes dans le contexte de l’entreprise. C’est la plus grande difficulté car rares, très rares sont les entreprises qui disposent dans leurs équipes internes d’un évangéliste digital ayant une réelle expérience et une vision éclairée du sujet.


Il s’agit par exemple de définir l’ambition de l’entreprise sur ce sujet : cette seule première étape pourtant évidente pose souvent problème, car les principaux décideurs ont rarement connaissance des opportunités offertes par Office 365 et des enjeux stratégiques pour leur entreprise. 


Il s’agit aussi de définir les actions que chaque direction aura à lancer pour accompagner cette démarche. On peut évoquer par exemple la Direction des Ressources Humaines et de la Direction de la Communication interne, sans oublier les Directions métier. Encore faut-il avoir une idée précise des efforts que nous devrons leur demander, et savoir les expliquer.


Il s’agit aussi de définir la gouvernance des outils, la promotion de la démarche, le support & assistance aux utilisateurs, et d’autres sujets tout aussi importants. 


L’importance capitale de l’expérience et de l’expertise 

 

On ne le dira jamais assez : réussir la transformation digitale avec Office 365 nécessite une vraie expérience et expertise sur le sujet. Pour penser une stratégie de déploiement, vous devez vous-même avoir vécu des expériences réussies avec Office 365, et avoir assez d’expertise pour expliquer de manière simple les clés de succès. 


Mais avant même de parler stratégie, la première étape sera de convaincre, de montrer et de démontrer les opportunités des outils d’Office 365. Et la première population à convaincre, ce sera le Comité de Direction Générale.


Pour convaincre vos décideurs et vous aider à penser votre stratégie, n’hésitez pas à faire appel à ABALON (cliquez ici) : nous serons ravis de mettre à votre disposition notre expertise et notre expérience.


 

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